5W2H é uma ferramenta de administração utilizada para determinar uma sequência de ações e seus responsáveis para alcançar uma meta ou objetivo, estabelecendo o que será realizado, por que, onde, quando, por quem, como e com qual custo envolvido no processo.
Você talvez ainda não saiba, mas a 5W2H é uma solução muito útil para seus projetos.
E contar com esse tipo de suporte é o que torna o mundo do empreendedorismo ainda mais fascinante.
Afinal, fica melhor ainda quando podemos usar as ferramentas de gestão para economizar tempo e dinheiro. Concorda?
Na atual era digital, na qual as empresas são desafiadas a agir com agilidade e assertividade para resolver problemas e inovar, pensar fora da caixa é fundamental.
Mesmo com um plano estratégico em mãos, uma situação comum entre empreendedores de todos os perfis são os impasses para tirar ideias do papel.
Cercados por dúvidas, muitos se deixam vencer pelas incertezas e acabam por abandonar projetos que tinham tudo para dar certo.
Você já passou por isso? Então, sabe bem do que estou falando.
Com os sonhos e com a produtividade de um empreendedor não se brinca – e a metodologia 5W2H está aí para evitar qualquer problema quanto a isso.
Ela é capaz de trazer melhorias significativas para a gestão de projetos e atividades do dia a dia, seja na vida empresarial ou pessoal.
Descubra neste artigo o que é 5W2H e como usar o modelo para realizar projetos com eficiência e aproximar você de suas metas.
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O que é o sistema 5W2H?
5W2H é uma ferramenta de administração utilizada para determinar uma sequência de ações e seus responsáveis para alcançar uma meta ou objetivo, estabelecendo o que será realizado, por que, onde, quando, por quem, como e com qual custo envolvido no processo.
À primeira vista, pode parecer só mais uma sigla estranha, mas sua definição é bem mais simples do que parece.
Trata-se de uma checklist de atividades que precisam ser executadas com clareza e eficiência para que um projeto seja realizado.
Cada um dos cinco letras W e duas letras H significam uma pergunta, originalmente na língua inglesa.
Já o conjunto dessa sopa de letrinhas funciona como um guia capaz de eliminar qualquer dúvida que venha a surgir no caminho.
Como um mapa de atividades, a metodologia 5W2H estabelece o que deve ser feito, por quem, em quanto tempo, por quê, como e por qual custo.
O que é bastante útil para empresas que precisam eliminar incertezas para agilizar atividades e processos.
Afinal, em um mercado altamente competitivo, um erro pode ser fatal e gerar graves prejuízos financeiros à empresa.
Então, nada melhor do que se precaver a qualquer risco, não é mesmo?
O que significa cada uma das letras que compõem a metodologia 5W2H?
Uma das mais características que eu mais gosto no 5W2H são as possibilidades diversas que ela oferece.
Isso sem falar na autonomia: você usa a ferramenta como quiser.
Ela pode ser aplicada tanto de modo manual quanto com o apoio da tecnologia.
Da mesma forma, as perguntas da metodologia 5W2H podem ser respondidas tanto em formato de tópicos quanto organizadas em uma tabela.
Você é que decide o que ficar melhor para você.
Então, caso prefira a primeira alternativa, pegue um papel e um lápis. Já se prefere a praticidade de tabelas digitais, use o Excel ou o Google Planilhas.
Para que fique mais fácil de entender como usar o 5W2H em sua empresa, imagine que ela tem um problema para resolver.
Agora, entenda como cada uma dessas letras podem ajudar você a solucioná-lo:
What?
A primeira pergunta que a metodologia deve responder é: o que será feito?
A resposta nada mais é do que o objetivo que pretende alcançar.
É aqui que você deve identificar e descrever o problema em detalhes e as atividades que devem ser desenvolvidas para resolvê-lo.
Como exemplo, vamos imaginar que você estabeleça a meta de aumentar o tráfego orgânico do seu site em 50% em 12 meses.
Why?
A segunda pergunta a ser respondida pelo método 5W2H é: por que isso será feito?
É hora de escrever os motivos que justificam as atividades a serem realizadas. Ou seja, uma explicação que possa contribuir para a solução do problema.
Procure delimitar as razões que motivam a meta proposta na pergunta anterior.
Seguindo no exemplo, você quer maior tráfego orgânico porque avalia que ele oportuniza novos negócios e receitas com um investimento inicial baixo.
Feito? Então, é só avançar para a próxima questão.
Where?
Where significa onde. Logo, a pergunta que sua empresa deve responder neste momento é: onde será feito?
A resposta deve ser o local em que o problema será solucionado.
Por mais óbvio que pareça, já que muitas organizações consideram que o lugar vai ser sempre a empresa em si, é importante detalhá-lo.
Isto é, indicar em qual área ou departamento a ação será executada.
Se você precisa aumentar o tráfego orgânico para o site da marca, por exemplo, esse “onde” pode ser o setor de marketing ou o departamento de estratégia de SEO, se ele existir.
When?
Quando será feito? Eis a próxima pergunta.
Como todo planejamento possui um prazo, é o momento de definir a data para a execução da ação.
Considerando que você tem uma meta para alcançar, é preciso determinar em quanto tempo as tarefas propostas deverão ser realizadas.
Ou seja, quando devem ocorrer e também qual a duração de cada uma delas.
Caso prefira, crie um cronograma de ações para organizar ainda melhor o processo.
Seguindo no exemplo, você deve ter notado que esse prazo já foi determinado no primeiro passo, quando decidiu que o aumento desejado no tráfego orgânico deve ocorrer em 12 meses.
Who?
Quem irá fazer?
Antes de definir por quem a ação será realizada, pense sobre quais são as pessoas associadas ao problema.
Assim, fica mais fácil decidir quem irá te ajudar a solucioná-lo. Afinal, se escolher as pessoas erradas, o prazo e os custos para cumprir seu objetivo podem ser maiores do que o previsto.
Para elevar o tráfego orgânico, se a empresa conta com uma equipe de SEO, tem uma definição óbvia de responsáveis pelo projeto.
Mas, em muitos casos, o departamento de marketing é mais “genérico”, o que exige designar a missão aos profissionais com maior expertise no tema específico.
How?
Como será feito?
Se, na primeira pergunta do seu plano de ação 5W2H, você respondeu o que será feito, agora, é preciso detalhar qual o caminho para chegar
lá. Isso porque não dá para colocar uma estratégia em ação sem pensar sobre os detalhes de como conseguir cumpri-la.
Portanto, pense sobre o processo que precisa fazer para atingir o seu objetivo – sendo o mais específico possível.
Para cada ação necessária, estabeleça um plano de ação específico. Isso ajuda a tornar a meta mais alcançável.
Esta é uma etapa que exige um maior detalhamento.
Porque aumentar o tráfego orgânico pode demandar a contratação de redatores ou de uma agência, que pode tanto produzir o conteúdo quanto cuidar de toda a estratégia de SEO, desde a escolha das palavras-chave ideais para o projeto.
How much?
Como no mundo empresarial nem tudo pode ser feito sem dinheiro, a última pergunta do modelo 5W2H é: quanto irá gastar?
Para chegar ao valor mais preciso possível, leve em consideração todas as despesas envolvidas no plano de ação.
Gastos com equipamentos, pessoas, processos, entre outros.
Assim, poderá identificar se ele se encaixa ou não à realidade financeira da empresa.
Caso não se adeque ao orçamento disponível, não desanime.
É só fazer algumas adequações como ajustes em suas ações e prazos para reduzir o custo total envolvido.
É o que acontece, por exemplo, se você identifica a necessidade de contar com uma agência de marketing digital, mas não visualiza recursos para isso.
Talvez seja preciso fazer pequenas adequações no escopo do projeto, como determinar uma quantidade menor de artigos publicados por mês.
O importante nesta última etapa é ter os custos bem claros para não ser surpreendido no meio do caminho.
Como fazer a ferramenta 5W2H?
Se você imaginou que era preciso ter acesso a programas caros ou planilhas complexas para fazer a 5W2H, se enganou.
Além de ser uma ótima ferramenta de estratégia, a 5W2H tem como vantagem a sua facilidade de aplicação.
Assim, você pode elaborar seu plano estratégico até mesmo em uma folha de papel.
Mas, é claro que, quanto melhor documentado for seu planejamento, mais organizado ele fica.
Então, a 5W2H é bem simples.
Para fazer, é só responder a estas sete perguntas:
O que deve ser feito? (WHAT)
A primeira questão a ser levantada é o que precisa ser realizado.
Afinal, é essa resposta que vai nortear todo o planejamento.
A gente pode traçar um paralelo com um roteiro de viagem, por exemplo.
O “what” seria o destino para onde você quer ir. Sem saber o local exato, não dá para fazer qualquer plano para viajar, certo?
Então, seja o mais específico possível na definição do que deve ser feito.
Em negócios, posso citar o aumento de 10% em vendas, da expansão de mercados para determinada região, da abertura de 15 novas contas, entre outros.
Por que esta ação deve ser realizada? (WHY)
A razão para alcançar o objetivo é o item que dará a energia para a continuidade do projeto.
Assim, o “why” responde por que motivo o planejamento está sendo realizado.
No roteiro de viagem, seria o que te impulsiona a sair de onde você está para chegar ao destino.
Afinal, um deslocamento a trabalho é bem diferente de uma viagem de férias, não é mesmo?
Então, busque entender os motivos reais para a execução do plano.
Se uma empresa quer abrir uma loja virtual apenas porque a concorrente também tem um e-commerce, o planejamento talvez não tenha força para prosseguir, porque é uma razão vazia para o negócio.
Assim, encontre um propósito real para sustentar a busca pelo objetivo.
Quem deve realizar a ação? (WHO)
Neste momento, você vai elencar todas as pessoas e instituições que são cruciais para que o projeto seja um sucesso.
Então, liste quem precisa atuar no plano e como esses indivíduos serão importantes para a execução do planejamento.
Uma empresa que deve fazer uma ampliação em sua estrutura física pode precisar da mão de obra de pedreiros, pintores e carpinteiros.
Além deles, também terá que ter contato com escritório de arquitetura, fornecedores de materiais e empresa de coleta de resíduos.
Como será o papel de cada um destes profissionais e organizações para o desenvolvimento do plano?
Como organizar escalas de trabalho?
Um pode colaborar ou prejudicar o trabalho do outro?
Assim, pense estrategicamente sobre os recursos humanos envolvidos na 5W2H e de que forma eles podem trabalhar pelo projeto.
Onde a ação deve ser executada? (WHERE)
O “onde” trata sobre o local em que o planejamento vai se efetivar.
Essa é uma questão que considera a logística dos processos e facilita a localização de pessoas, recursos e materiais.
Em uma empresa, o “where” pode ser uma unidade, setor ou área específica dentro da organização.
Com o trabalho remoto cada vez mais frequente, o projeto também pode ser realizado de forma virtual.
Quando a ação deve ser realizada? (WHEN)
Datas, horários e prazos.
Não existe planejamento estratégico sem um cronograma bem estruturado.
O “quando” é uma das partes cruciais da ferramenta 5W2H, porque estabelece limites para as entregas e define quando a ação deve ser efetivamente realizada.
Mas é importante falar que não basta só olhar quando as datas já estão perto de vencer.
O grande segredo de um plano bem feito é que todo o processo seja realizado dentro de prazos realistas e, ao mesmo tempo, desafiadores.
Como deve ser realizada a ação? (HOW)
Nesta etapa, você vai descrever de que maneira o projeto deve ser realizado.
Aqui, entram as táticas, o modo de fazer, as descrições mais técnicas, os métodos e tudo o que o responsável deve saber para executar sua tarefa corretamente.
No exemplo do roteiro de viagem, este é o momento em que você descreve o caminho que deverá percorrer para chegar do seu local até o destino.
Assim, este “H” do 5W2H aborda a forma como a atividade precisa ser feita para que o objetivo do plano (what) seja alcançado.
Quanto será o custo da ação a realizar? (HOW MUCH
Por fim, o “how much” descreve os gastos da tarefa.
Então, você deverá preencher o “quanto” com valores relacionados à execução daquela atividade em especial.
Podem entrar despesas com a hora de trabalho do funcionário, por exemplo.
Ou, ainda, pela contratação de algum prestador de serviços para aquela função específica.
Além disso, outros custos diretamente relacionados à etapa podem ser listados, como valores pagos por materiais e outros recursos.
Com o 5W2H, você acompanha o orçamento do projeto etapa por etapa.
Mas há ainda muitas outras vantagens, como vou destacar agora.
Para que serve 5w2h ? 8 Vantagens
Depois de entender o que é 5W2H e como aplicar a metodologia, fica muito mais fácil entender as vantagens que ela pode trazer para seu negócio.
Conheça os principais benefícios de usar o 5W2H na prática:
1. O 5W2H ajuda a montar planos de ação
Todo empreendedor sabe que criar um projeto não é algo simples, pois deve envolver atividades, pessoas, prazos e custos.
Mas a partir do momento em que você tem todas essas informações mapeadas, criar planos de ação deixa de parecer algo tão complexo.
Então, quando aprende como usar o 5W2H, o planejamento e a execução podem andar juntos.
2. A ferramenta 5W2H é simples de ser manuseada
Partindo do princípio que a ferramenta funciona com perguntas e respostas sobre o que é preciso para alcançar um objetivo, ela se torna muito simples de ser manuseada.
Caso seja necessário, é possível fazer ajustes e adequar o que não esteja batendo com a realidade na qual se aplica.
3. A ferramenta 5W2H pode ser aplicada em qualquer negócio
Fácil de usar e simples de manusear, a ferramenta 5W2H pode ser aplicada por empresas de qualquer porte e até mesmo pessoas.
Basta ter um problema para resolver, um projeto para desenvolver ou uma meta para alcançar.
4. Não precisa de grandes investimentos para aplicar o Plano de Ação 5W2H
Com baixo custo, o 5W2H pode ser implementado facilmente. E seu negócio não precisa se desfazer de um grande valor em dinheiro para colocá-lo em prática.
O que acontece, na verdade, é exatamente o contrário: vai aumentar a produtividade e com isso obter melhores retornos financeiros.
5. Melhora o gerenciamento de projetos e tarefas
Como todas as atividades são registradas, a metodologia 5W2H ajuda a melhorar a gestão de projetos e de tarefas do dia a dia.
Ela oferece uma visão sistematizada da empresa e dos problemas que ela têm.
Com campos específicos para cada definição do plano de ação, todos os envolvidos ganham clareza sobre o que deve ser feito.
6. Libera tempo na agenda dos gestores
Ao usar a ferramenta, a gestão de tempo melhora e as tarefas passam a ser cumpridas no devido prazo – o que também torna a revisão de estratégias mais rápida e eficaz.
7. Ajuda a garantir que prazos sejam cumpridos
A garantia de prazo é maior
Quando o método é aplicado as tarefas ganham um cronograma e responsáveis por sua execução.
Isso ajuda a garantir que as ações sejam tomadas no tempo certo e, assim, que os prazos sejam cumpridos.
8. O 5W2H permite previsibilidade de erros
Como a metodologia permite uma análise futura do plano de ação, é possível identificar e corrigir erros antes mesmo de eles acontecerem.
Qual o momento de aplicar o Plano de Ação 5W2H?
Na prática, a ferramenta 5W2H pode ser usada em diversas situações.
Nas empresas, é útil desde o lançamento de produtos até a redução de consumo de água, por exemplo.
Mas vai além da vida empresarial e funciona, inclusive, para a vida pessoal.
Afinal, ajuda a aprimorar o planejamento de qualquer atividade assim como a resolução de problemas.
Quer realizar a viagem dos sonhos, mas não tem dinheiro para isso?
Com o uso do método, você pode organizar tudo o que vai precisar para alcançar esse objetivo, incluindo o quanto precisa economizar.
Mas esse é só outro exemplo das inúmeras situações nas quais o 5W2H pode ser aplicado. Continue a leitura para conferir outros.
Exemplos de 5W2H
Para se inspirar ainda mais em usar essa poderosa ferramenta realizadora de sonhos, aqui vão alguns exemplos de 5W2H na prática:
5W2H pessoal
Ainda pegando como exemplo a vontade de viajar para um país que você quer muito conhecer, a organização de perguntas e respostas poderia ser a seguinte:
- What: viajar para Portugal em fevereiro do próximo ano.
- Why: porque sempre teve vontade de conhecer o país responsável pela colonização do Brasil, assim como suas belezas naturais e a cultura.
- Where: Portugal.
- When: a viagem deverá acontecer em fevereiro do ano seguinte e durar 10 dias. Mas como envolve todo um planejamento financeiro, será antecedida por três etapas:
- Definição de roteiro de viagem
- Economia de dinheiro
- Compra de passagens aéreas e reserva de hotel.
A primeira deve acontecer em no máximo uma semana, a segunda durante seis meses e a terceira em um dia.
- Who: quem está planejando a viagem (você).
- How: através do planejamento da viagem. O que envolve atividades como a definição do roteiro, economia de dinheiro, compra de passagens, reserva de hotel e outras despesas para poder se manter por lá.
- How much: R$ 9.800,00, já convertidos para a moeda local (euro). Uma economia de R$ 1634,00 por mês durante seis meses.
5W2H de empresas
Descrevo a seguir um exemplo de 5W2H para a contratação de um novo profissional.
Toda empresa sabe (ou deveria saber ao menos) que os colaboradores que trabalham nela são os bens mais preciosos que possui.
Assim sendo, precisam desempenhar bem suas atividades para levá-la ao sucesso.
Mas vamos supor que você é o gestor de RH de uma multinacional e que precisa contratar um novo diretor de marketing.
Para alcançar seu objetivo e resolver esse problema, poderá usar o seguinte esquema:
- What: contratar um novo diretor de marketing qualificado.
- Why: para comandar a área de marketing da empresa no Brasil.
- Where: na matriz.
- When: a contratação precisa acontecer até o dia 31 do mês seguinte, que é quando o atual diretor de marketing terminará de cumprir aviso-prévio.
No entanto, a primeira semana do mês deverá ser dedicada à seleção de currículos e contato com candidatos. Já a segunda e terceira para a realização de entrevistas e testes.
Na quarta semana, o melhor candidato será escolhido. E a contratação deverá ocorrer na primeira semana do mês seguinte.
- Who: o profissional responsável pela aquisição de talentos do departamento de Recursos Humanos (no caso, você).
- How: através da seleção dos 10 melhores currículos recebidos pelo site e do agendamento de entrevistas pessoais e testes para verificar o domínio técnico do candidato. Aquele que melhor desempenhar em todas essas etapas, será o novo contratado.
- How much: aqui, entraria o custo por hora que você teria para liderar esse processo.
Conclusão – Vocês está Pronto para Usar a Ferramenta 5W2H?
Como você pode ver, a metodologia 5W2H é aquele tipo de ferramenta que pode te auxiliar para praticamente tudo.
Ela se encaixa a diferentes situações e ocasiões, seja qual for seu objetivo.
Para que tudo ocorra dentro do planejado, procure descrever bem todas as respostas para as sete perguntas do 5W2H. Isso vai ajudar a garantir que o seu plano de ação seja um verdadeiro sucesso.
E você, já usou alguma ferramenta para facilitar os planos de ação seja em âmbito empresarial ou pessoal?
Quais são as suas expectativas para aplicar o 5W2H aos seus objetivos atuais?
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Na próxima semana farei mais um review com depoimento e resenha sobre 5W2H: O Que É e Como Montar Um Plano De Ação em 2020. Espero ter ajudado a esclarecer o que é, como usar, se funciona e se vale a pena mesmo. Se você tiver alguma dúvida ou quiser adicionar algum comentário deixe abaixo.
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