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PDCA: Significado, como funciona, vantagens e exemplos

letras coloridas montando a sigla PDCA e títulos para cada letra

O ciclo PDCA é um método de gestão de projetos que permite melhorar produtos, serviços e processos em apenas quatro passos. Ao planejar, executar, verificar e agir, você aprimora continuamente o seu negócio, reduz custos, acelera rotinas e elimina erros.

O ciclo PDCA já tem quase 70 anos e continua entre as melhores ferramentas de gestão.

Para você ter uma ideia, ele é tão atual, que ganhou espaço entre os modernos métodos ágeis.

A sigla PDCA significa Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar), Act (Agir).

Essas quatro etapas permitem que você melhore continuamente os processos da empresa e gerencie projetos com excelência.

Quando você planeja, executa, verifica e age repetidamente, consegue eliminar os erros e aprimorar seu negócio a cada ciclo.

É por isso que o PDCA é tão simples e eficiente, e não vai perder seu posto tão cedo.

Se você estava procurando uma metodologia testada e aprovada, vale a pena apostar nesse clássico da gestão estratégica.

Para não restarem dúvidas, vou explicar como o método funciona e como aplicar da maneira certa.

Continue lendo e descubra como o PDCA pode acelerar o seu negócio.

O que é o Ciclo PDCA? Conceito da Sigla

O ciclo PDCA é uma ferramenta da área de gestão de qualidade que tem como função trazer melhorias contínuas aos processos de uma empresa ou projeto.

Como o nome mesmo indica, ele é cíclico. Então, deve ser aplicado repetida e sistematicamente para que tenha efeito no médio e longo prazo.

Assim, as suas etapas devem ser realizadas na ordem da sigla:

  • Plan – Planejar
  • Do – Executar
  • Check – Verificar
  • Act – Agir.

Ou seja, é necessário fazer um planejamento, colocá-lo em prática, acompanhar seus resultados e agir na correção de eventuais desvios.

Planejar é o primeiro passo para o PDCA.

É nesse momento que os objetivos se tornam claros e as estratégias são colocadas no papel.

Em seguida, é hora de praticar o que foi planejado, seguindo cronogramas e metas de entrega.

Durante o processo, é importante verificar o andamento do plano e como as etapas vêm sendo cumpridas.

Com o fim do prazo, basta conferir os resultados e como o planejamento foi executado.

Mas, não dá pra parar por aí.

O segredo do sucesso do ciclo PDCA é aprender com o processo, fazer aprimoramentos e aplicar as melhorias no novo planejamento.

Então, fica mais claro saber o que funciona e o que não funciona quando as etapas já foram colocadas em prática.

Percebe como o segundo plano vai ser melhor do que o primeiro?

Assim acontece com o terceiro, quarto e quinto planejamentos em diante.

Portanto, o PDCA permite que processos sejam aperfeiçoados ao longo do tempo com planejamento, execução, verificação e correção.

Origem do Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA foi criado pelo físico e estatístico Walter A. Shewhart, que dedicou sua carreira ao controle de qualidade na indústria.

Inicialmente, o pesquisador defendia que um processo industrial sob controle deveria seguir três passos específicos: especificação, produção e inspeção.

Sua ideia foi baseada no método científico clássico de Francis Bacon, que inclui as etapas de hipótese, experimentação e avaliação.

Em 1938, o físico W. Edwards Deming, considerado o pai do controle de qualidade moderno, descobriu os estudos de Shewhart e passou a trabalhar em conjunto com ele.

Dessa parceria de longa data, nasceu o ciclo PDCA como conhecemos hoje, originalmente chamado de “ciclo de Shewhart”.

Ali foram definidas as etapas Planejar, Executar, Verificar e Agir, que consolidaram uma das ferramentas de gestão mais utilizadas pelas empresas.

Por essa razão, muitos creditam a origem do conceito ao próprio Deming, que popularizou a metodologia nos anos 1950.

O ciclo PDCA foi integrado à sua estratégia de Gestão da Qualidade Total (Total Quality Management), que busca priorizar a qualidade em todos os processos organizacionais.

Mais tarde, Deming trocou o “Check” (Verificar) do PDCA pelo “Study”, criando a nova sigla PDSA.

Para ele, a palavra “verificar” estava muito ligada à inspeção e pouco à avaliação, que é o verdadeiro objetivo da terceira etapa, sendo mais bem representada por “estudar”.

Como Exatamente Funciona o Ciclo PDCA?

O funcionamento do ciclo PDCA é cíclico, como o nome sugere e expliquei antes.

Significa que a sequência de ações reinicia tão logo é concluída.

Na prática, então, o ciclo PDCA não tem fim e persegue a melhoria contínua

Tudo começa ao planejar, o que exige muito mais do que apenas criar cronogramas de atividades.

Você deve entender o planejamento no PDCA como o ponto de partida para todas as demais atividades.

O processo tem a função de identificar o objetivo central do plano e traçar as estratégias de como alcançá-lo.

É importante descrever metas com prazos. Além disso, é necessário definir que recursos serão utilizados durante a execução.

Basicamente, o planejamento é um roteiro que deve ser seguido – o que nos leva à execução.

Se o plano estiver bem alinhado e descrito, a execução tende a ser mais clara e facilitada.

Você vai ver que, na realidade, todas as etapas do ciclo PDCA são interligadas.

Então, essa é a hora em que o planejamento sai do papel e é colocado em prática.

Na sequência, temos a verificação – que não significa “apenas” inspecionar.

Ou seja, vai muito além de pegar uma prancheta com o planejamento estratégico e conferir números.

A verificação é uma parte do ciclo para compreender o que está sendo executado, de fato.

Os erros acontecem em tempo real e o gestor ainda tem a possibilidade de corrigi-los.

Se o plano for bem detalhado, terá ações alternativas para facilitar a tomada de decisão dos responsáveis em situações de desvios.

Ao final, o objetivo foi alcançado ou o prazo terminou.

Então, a equipe vai se reunir para entender os resultados – sejam positivos ou negativos.

Os dados e informações obtidos neste momento vão servir para alimentar o novo planejamento.

E o ciclo PDCA termina para começar novamente.

Por que Usar o Ciclo PDCA

ilustração quatro mãos segurando PDCA

Pela história, é fácil deduzir que o ciclo PDCA foi criado para aprimorar continuamente produtos e processos em empresas.

Esse método de controle de qualidade surgiu no contexto da indústria, mas pode ser usado em qualquer segmento para melhorar a gestão de projetos.

O segredo da sua eficiência está nos quatro passos simples, que podem ser aplicados como uma fórmula constante.

O termo “ciclo” indica o uso repetitivo da ferramenta, que ajuda empresas a atingirem seus objetivos de forma mais ágil e precisa.

Assim, o PDCA serve para planejar processos, antecipar falhas, executar planos de ação e solucionar qualquer problema no caminho, além de fazer os ajustes necessários a cada ciclo.

A sequência serve para qualquer projeto ou processo, desde a fabricação de um produto até a implementação de um novo método de trabalho.

Seu movimento garante que o gestor esteja sempre reavaliando o cenário e adaptando suas estratégias de qualidade às mudanças.

Afinal, as empresas operam em um continuum, e seus métodos de gestão não podem ser estáticos.

Vantagens e Cuidados em Aplicar o PDCA

aviões de papel coloridos

Uma das grandes vantagens do ciclo PDCA é seu formato flexível, que permite que cada iteração seja uma experiência de aprendizado constante.

Os colaboradores conseguem visualizar os resultados de suas ações, reconhecer erros e aprimorar acertos durante todo o projeto.

A metodologia trabalha algumas competências essenciais nos colaboradores, como o pensamento estratégico, capacidade analítica e comunicação efetiva.

Desse modo, contribui para o desenvolvimento pessoal e profissional, além de elevar os níveis de produtividade e engajamento.

Os erros também são drasticamente reduzidos, graças à identificação precisa das causas.

Um dos problemas mais comuns que atrapalha a evolução das empresas é a atribuição equivocada de causas, que desvia a atenção do verdadeiro gatilho e gera perda de tempo e esforços.

Obviamente, quanto mais eficientes forem os processos da empresa, menores serão os custos operacionais.

Logo, o PDCA também elimina desperdícios de recursos humanos, materiais e tecnológicos, permitindo que a empresa faça mais com menos a partir de decisões inteligentes.

Em relação aos cuidados, é importante seguir todas as etapas do PDCA e definir prazos específicos para cada uma delas, para evitar a demora excessiva em algum dos estágios.

Ainda que exista flexibilidade para o ajuste dos planos, o ideal é cumprir ao máximo o que foi planejado no início, para que o próximo projeto seja ainda mais preciso desde a primeira etapa.

Outra medida essencial é contar com ferramentas e soluções tecnológicas para organizar e documentar todo o processo do ciclo PDCA.

Para isso, uma plataforma de gestão de tarefas colaborativa é a solução ideal, para que todos acompanhem o andamento do ciclo e consigam trabalhar em equipe.

Quais as 4 Etapas do Ciclo PDCA?

visão superior de mesa de escritório com diagrama de PDCA

Em apenas 4 passos, o ciclo PDCA resume os procedimentos necessários à manutenção e aprimoramento da qualidade nas empresas.

Vamos aos detalhes de cada uma dessas etapas.

1. Planejar no Ciclo PDCA

miniatura de carrinho de compras com moedas, peças de quebra cabeça PDCA

A primeira fase é dedicada ao planejamento, que é o ponto de partida do método (Plan).

Nesse momento, você terá que construir um roteiro completo com objetivos, metas e processos necessários para entregar os resultados.

Para facilitar o trabalho, você pode utilizar uma outra ferramenta: o Método de Análise de Solução de Problemas, o MASP.

Basta seguir as etapas a seguir.

Identificação do problema

Qual é, exatamente, o problema que você pretende resolver?

Delimitar o problema é o primeiro passo para compreender seu contexto, variáveis e possíveis soluções.

Para isso, você pode identificar o quão comum e frequente é o problema, qual seu histórico e quais foram suas consequências (especialmente as perdas).

Desse modo, você estará mirando no alvo certo, com margem de erro mínima.

Observação do problema

Observar o problema significa averiguar em quais condições ele ocorre de vários pontos de vista diferentes.

Nessa etapa, você e a equipe precisam investigar a situação e procurar evidências que expliquem sua ocorrência.

Por exemplo, se o problema é a alta taxa de rejeição de um site, você precisa se colocar no lugar do usuário para encontrar as pistas desse comportamento.

Análise do problema

Já na análise do problema, você vai procurar e determinar as causas que levaram a esse quadro.

Para isso, é importante levantar todas as variáveis que influenciam o problema e escolher as causas mais prováveis.

Por exemplo, você pode estar procurando pela causa de um defeito recorrente nos produtos, e estar em dúvida entre erro humano ou falha do equipamento.

Depois, você deve validar essas hipóteses e encontrar a raiz do problema, que vai direcionar todo o planejamento.

Plano de ação

Agora que você sabe exatamente qual é o problema, quais são suas causas e como ele ocorre, já pode começar a traçar seu plano de ação.

Para isso, você deve incluir os seguintes elementos:

  • Descrição e causa fundamental do problema
  • Metodologia escolhida para encontrar a solução
  • Objetivos e metas a serem alcançados
  • Estratégias e táticas para solucionar o problema
  • Atribuição de prazos e responsáveis para cada ação planejada
  • Definição de métricas para mensurar o desempenho da ação.

Desse modo, todas as ações estarão roteirizadas, e você terá parâmetros para analisar o andamento do PDCA.

É um procedimento muito semelhante à definição de escopo de um projeto.

Por exemplo, seu objetivo pode ser melhorar o índice de NPS da empresa, criando estratégias para aumentar o número de promotores da marca.

Nesse caso, a equipe de marketing e vendas estará na linha de frente, e as métricas serão as próprias pesquisas de satisfação no prazo determinado.

2. Executar no Ciclo PDCA

barras sendo empilhadas

A fase seguinte é a de execução, correspondente ao verbo “Do” do PDCA.

Há algumas traduções alternativas para essa etapa, como desenvolver e dirigir, mas a ideia é a mesma: colocar o planejamento em prática.

Aqui, todas as ações do plano de ação serão executadas pelos responsáveis, conforme as diretrizes e dentro dos prazos estabelecidos.

Por isso, é importante que as pessoas envolvidas sejam previamente treinadas e instruídas para seguir à risca as determinações.

Além disso, a liderança precisa cumprir seu papel e direcionar os colaboradores para completar suas tarefas da melhor forma possível.

Vale lembrar que, durante toda a execução, é preciso coletar os dados para que seja possível aferir os resultados.

3. Verificar no Ciclo PDCA

laptop em colo de profissional executivo

Na etapa de verificação, correspondente ao Check do PDCA, os resultados da execução são medidos e comparados com o plano de ação original.

Como vimos no início do texto, o próprio W. Edwards Deming sugeriu que o Verificar fosse substituído por Estudar/Avaliar.

De qualquer modo, o importante é fazer uma avaliação completa das ações desenvolvidas e procurar por eventuais desvios do planejamento.

Para isso, você deve transformar os dados em informações, ou seja, interpretar números, consequências e reações para produzir conhecimento.

Por exemplo, se um plano de ação para melhorar a experiência do cliente resultou em um aumento percentual nas vendas, você pode investigar essa correlação e decidir se a meta foi cumprida.

4. Agir no Ciclo PDCA

equipe motivada em escritório

Por fim, a última etapa do ciclo PDCA é Agir, que também costuma ser traduzida para Alavancar, Ajustar ou Atuar.

Nessa etapa, você deve tomar as ações corretivas necessárias para alinhar os resultados finais àqueles planejados inicialmente.

Ou seja: é hora de determinar como aplicar mudanças para melhorar o processo ou produto.

Como o PDCA é contínuo, essa fase é fundamental para definir as melhorias para o próximo projeto.

Na iteração seguinte, os erros identificados não devem se repetir.

Além disso, essa etapa final também inspira um novo planejamento para melhorar outros aspectos do processo que foram descobertos durante a jornada.

Para fechar o ciclo corretamente, é importante seguir as diretrizes abaixo.

Padronização

Com as medidas corretivas aprovadas, você precisa garantir que as melhorias do processo ou produto sejam incorporadas ao método de trabalho da empresa.

Para isso, basta padronizar os novos processos, evitando a reincidência dos erros e retorno do problema.

Quando a empresa não consegue incluir os padrões em sua cultura, a tendência é que as pessoas voltem a agir, pouco a pouco, conforme os hábitos antigos.

Por isso, você precisa tornar essa mudança oficial, registrando em documentos e comunicando a todos os novos procedimentos.

Conclusão do projeto

Para fechar o ciclo PDCA com chave de ouro, é importante fazer um balanço final do aprendizado e planejar a próxima iteração em equipe.

Esse também é o momento certo para identificar quais são os problemas remanescentes e reforçar o comprometimento de todos com a mudança de comportamento.

Afinal, de nada adianta aplicar o ciclo PDCA se os colaboradores não estiverem dispostos a melhorar continuamente e aprimorar suas atividades.

Como aplicar o Ciclo PDCA em Projetos de sua Empresa?

mão assinalando ciclo de PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta simples e de fácil aplicação, que servirá para qualquer tipo de projeto na sua empresa.

Com ele, você terá um passo a passo iterativo para guiar as pessoas na solução de problemas, identificação de falhas e reconhecimento de oportunidades.

A aplicação, como vimos, obedece às quatro fases:

  1. Planejar: aqui você estabelece metas e processos para alcançar os objetivos
  2. Executar: esse é o momento de colocar o plano em prática
  3. Verificar: aqui você deve recorrer aos números para identificar os resultados
  4. Agir: a etapa final envolve a correção ou refinamento dos rumos.

Parece simples, mas não basta adotar esse sistema apenas uma vez, de forma superficial.

Para que o PDCA funcione, você precisa implementar o método na própria cultura organizacional, como um princípio de qualidade e aprimoramento.

3 Fatores Fundamentais do PDCA

equipe em escritório com líder mulher

Para que o ciclo PDCA seja adotado com sucesso, você precisa de um cenário favorável à implementação do método.

Veja se sua empresa atende a esses 3 requisitos fundamentais.

Liderança atuante

Segundo o relatório Global Leadership Forecast 2018, da DDI, apenas 30% dos executivos de RH acreditam que sua empresa possui uma liderança de qualidade.

A formação de líderes inspiradores é um desafio para as organizações, pois é um fator decisivo para o aumento da produtividade e retenção de talentos.

No caso do ciclo PDCA, a liderança tem um papel central no engajamento das equipes, orientação e controle de todo o processo.

Além disso, os líderes precisam ser verdadeiros embaixadores do método, defendendo seus benefícios e motivando colaboradores a abraçarem a ideia.

Conhecimento técnico

ilustração de cabeça humana com engrenagens

Naturalmente, o conhecimento técnico da equipe é fundamental para o desdobramento do ciclo PDCA.

Cada etapa do método exige profundo conhecimento sobre a atuação da empresa, suas soluções e processos.

Além disso, é interessante que os profissionais compreendam as metodologias iterativas, que estão conectadas aos métodos ágeis.

O próprio ciclo PDCA é enquadrado dentro dos métodos ágeis, junto ao Scrum e Kanban, como uma solução flexível, colaborativa e aberta a mudanças.

Conhecimento aplicado

E claro, o conhecimento de gestão aplicado será o pilar fundamental para a implementação do ciclo PDCA.

Você pode estudar a fundo a metodologia, mas somente a experiência e prática levarão a uma cultura de otimização contínua na empresa.

Exemplos Práticos de Ciclo PDCA

Depois de tudo que vimos ao longo do texto, só resta reforçar o aprendizado com exemplos.

Nesse sentido, trago duas propostas de empresas diferentes em um ciclo PDCA fictício.

Acompanhe:

Ciclo PDCA de uma loja de calçados

O gestor de uma varejista de calçados identificou que a demora de atendimento estava causando a desistência de compra pelos clientes.

Então, ele aplicou o PDCA desta forma:

  • Planejamento: o objetivo é reduzir de 30 para 15 minutos a finalização da venda. A meta é uma diminuição de 5 minutos a cada 15 dias
  • Execução: os vendedores e atendentes do caixa recebem as orientações e colocam em prática as novas técnicas de atendimento
  • Verificação: o sistema do caixa apresenta demora nas operações, mas a equipe consegue acelerar seus processos
  • Ação: em 45 dias, o atendimento passou de 30 para 20 minutos. O gestor identificou que existe a necessidade de aperfeiçoar o software de venda para alcançar o resultado desejado.

Ciclo PDCA de um escritório de contabilidade

Um contador deseja criar um setor comercial no escritório e estruturar seu processo de prospecção de clientes.

Veja como ele pode usar o ciclo PDCA:

  • Planejamento: formalizar um setor comercial no escritório em até dois meses, com a contratação de um profissional para o cargo
  • Execução: consultoria com especialistas na área para entender as demandas e como criar procedimentos para prospectar outras contas
  • Verificação: durante o processo, foi criado um fluxograma para o setor comercial, contratação de assistente e treinamento.
  • Ação: percebeu-se que apenas um funcionário não seria suficiente e, portanto, será necessário contratar um novo gestor para as contas.

Melhoria contínua com o Ciclo PDCA

bonequinho ao lado de círculo representando o PDCA

Você pode ter a impressão de que o ciclo PDCA tem começo, meio e fim.

Mas, na realidade, ele nunca termina.

A fase de ação já está automaticamente ligada a um novo projeto, pois sempre há pontos a melhorar e o ciclo é ininterrupto.

Assim, as medidas corretivas já levam a um novo planejamento, e assim sucessivamente.

O PDCA deverá se repetir até que você alcance o padrão desejável de qualidade, para entregar um valor superior ao cliente em relação à concorrência.

Como as expectativas do mercado e hábitos de consumo estão sempre mudando, você estará sempre perseguindo esse estado ideal de qualidade.

Na verdade, o efeito do ciclo PDCA é curioso: ao invés de eliminar e simplificar problemas, cada ciclo vai revelar situações ainda mais complexas e gerar projetos mais ousados.

Mas isso é um ótimo sinal, pois significa que você está avançando e traçando objetivos mais ambiciosos.

Em um cenário global de mudanças aceleradas, a adaptabilidade é o seu diferencial competitivo mais importante.

De acordo com a pesquisa 2018 Corporate Longevity Forecast, da Innosight, a expectativa de sobrevivência das grandes empresas caiu de 33 anos em 1964 para apenas 24 anos em 2016.

A previsão é de que, até 2027, as corporações não durem mais do que 12 anos, devido ao dinamismo do mercado global e suas mudanças drásticas.

Ou seja: só a melhoria contínua e adaptação rápida serão capazes de garantir a sobrevivência e prosperidade de uma empresa.

Diferenças entre Ciclo PDCA e Ciclo PDSA

acessórios de escritório junto de sigla PDSA

Como já expliquei, o ciclo PDSA foi uma adaptação de Deming para aprofundar a etapa de verificação e reforçar sua característica analítica.

Na prática, Estudar em vez de Verificar significa conduzir análises mais profundas, e não apenas conferir o que foi feito.

É a evolução natural da metodologia, que deve ser agregada para tornar o processo mais eficiente.

No fim das contas, se você compreender bem a lógica por trás do sistema, tanto faz a sigla que irá adotar, não é mesmo?

Conclusão

Agora ficou claro por que o PDCA é um método consagrado na história da gestão.

Sua eficácia segue atual, com apenas quatro passos que resumem a busca contínua por melhorias nas empresas.

Essa simplicidade torna a implementação mais fácil e ainda contribui com o engajamento da equipe, já que todos compreendem sua importância e seu mecanismo.

Recomendo que você experimente o ciclo PDCA na sua empresa, começando pelos projetos mais simples.

O que acha de testar o método para evoluir cada vez mais?

Prometo que os resultados vão compensar todo o seu esforço.

Preparado?

Comente aqui se você topa o desafio.

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Na próxima semana farei mais um review com depoimento e resenha sobre PDCA: Significado, como funciona, vantagens e exemplos. Espero ter ajudado a esclarecer o que é, como usar, se funciona e se vale a pena mesmo. Se você tiver alguma dúvida ou quiser adicionar algum comentário deixe abaixo.

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